Am 22. und 27. Oktober 2026 informierte die Abteilung Besondere Förderung des Volksschulamtes Zürich (VSA) im Rahmen von zwei Online-Veranstaltungen über die Teilrevision des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (nVRG) und deren Bedeutung für Sonderschulen. Im Zentrum standen die neuen Vorgaben zum elektronischen Verwaltungshandeln sowie zur elektronischen Aktenführung.
Das nVRG schafft die Grundlage für elektronische Verfahren
Der Zürcher Kantonsrat hat die Änderung des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) am 30. Oktober 2023 beschlossen. Gleichzeitig wurde die neue Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VEVV) erlassen. Das revidierte VRG und die VEVV treten am 1. Januar 2027 in Kraft. Damit werden die rechtlichen Grundlagen für den elektronischen Verkehr in kantonalen Verwaltungs- und Justizverfahren geschaffen. Für kantonale und kommunale Behörden stehen dabei die folgenden drei Pflichten im Zentrum:
– die elektronische Erreichbarkeit
– die elektronische Aktenführung
– der elektronische Verkehr der Behörden untereinander
Für Bevölkerung und Wirtschaft bedeutet die Neuerung, dass sie mit Verwaltungsbehörden auch elektronisch kommunizieren können. Die VEVV legt fest, welche Anforderungen der dafür eingesetzte technische Kanal erfüllen muss.
Was bedeutet das für Sonderschulen?
Für Sonderschulen ist insbesondere die Unterscheidung nach Trägerschaft relevant. Sonderschulen mit kommunaler Trägerschaft unterliegen der Pflicht zu elektronischen Verfahrenshandlungen. Sonderschulen mit privatrechtlicher Trägerschaft fallen hingegen nicht unter diese Pflicht. Ihnen steht weiterhin der Postweg zur Verfügung. Für die sichere Übermittlung besonderer Personendaten muss jedoch ein geeigneter sicherer Übermittlungskanal genutzt werden.
Auch beim Organisationskonto besteht ein Unterschied: Sonderschulen mit kommunaler Trägerschaft müssen ein Organisationskonto erstellen, damit sie entsprechende Dienstleistungen digital nutzen können. Private Sonderschulen dürfen ein solches Konto erstellen. Über das Organisationskonto lässt sich festlegen, welche Mitarbeitenden Online-Dienstleistungen für die Organisation nutzen dürfen und welche Berechtigungen sie erhalten.
Nicht jedes Verwaltungshandeln fällt unter das VRG
Vorabklärungen, Auskünfte oder Empfehlungen gehören z.B. zum informellen Verwaltungshandeln. Formelles Verwaltungshandeln liegt dann vor, wenn eine Handlung Rechtswirkungen zur Folge hat. Dies ist beim Erlass von Verfügungen sowie Einsprache-, Rekurs- und Beschwerdeverfahren der Fall.
Für elektronische Verfahrenshandlungen ist ein sicherer und nachvollziehbarer Übermittlungskanal erforderlich. Dabei wurde auf die beiden vom Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepartement (EJPD) offiziell als sichere Zustellplattformen anerkannten Kanäle IncaMail und PrivaSphere sowie auf den neuen kantonalen Kanal VerfahrenZH verwiesen.
VerfahrenZH ist die zentrale technische Lösung für die sichere, rechtskonforme und einfache elektronische Abwicklung von Verfahren mit der Verwaltung des Kantons Zürich.
Elektronische Aktenführung
Ergänzend wurde an den Veranstaltungen die elektronische Aktenführung thematisiert. Mit dem revidierten VRG wird ausdrücklich festgehalten, dass alle Verfahrensakten ab 1. Januar 2029 elektronisch geführt werden müssen. Für die Umstellung besteht eine Übergangsfrist: Die Aktenführung auf Papier bleibt bis Ende 2028 weiterhin möglich. Ausnahmen bestehen unter anderem dort, wo sich Unterlagen nicht für eine elektronische Führung eignen oder Originale auf Papier zu Beweiszwecken aufbewahrt werden müssen.
Für die elektronische Aktenführung gelten verschiedene Anforderungen. Insbesondere müssen die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Informationen, geregelte Zugriffsberechtigungen sowie eine geordnete Aufbewahrung, Archivierung und Löschung gewährleistet sein.
Weitere Informationen und Unterstützung
Für die Umsetzung stehen bereits verschiedene Informations- und Unterstützungsangebote zur Verfügung:
Bei weiteren Fragen können sich Sonderschulen und ihre Trägerschaften an die für ihre Sonderschule zuständige Fachperson im VSA oder direkt an sonderpaedagisches@vsa.zh.ch wenden.
