Viele Schulen und Gemeinden führen ihre Akten zunehmend elektronisch oder haben dies sogar als verbindlich für ihr Verwaltungshandeln erklärt. Am FN-Zmittag vom 29. Mai 2026 haben wir gemeinsam mit Jan Schneebeli vom Staatsarchiv einen praxisnahen Blick auf die rechtlichen Anforderungen, die bevorstehenden Veränderungen durch die Teilrevision des VRG sowie konkrete Umsetzungsschritte im Zusammenhang mit der elektronischen Aktenführung geworfen.
Vom Papier zur digitalen Nachvollziehbarkeit
Die elektronische Aktenführung ist mehr als die digitale Ablage von Dokumenten. Sie stellt sicher, dass Verwaltungshandeln nachvollziehbar, transparent und dokumentiert bleibt. Grundlage dafür sind gesetzliche Vorgaben wie das Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) sowie die Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV).
Zentral ist dabei das Dossierprinzip: Alle relevanten Informationen zu einem Geschäftsfall werden strukturiert in einem Dossier zusammengeführt. Ebenso wichtig ist ein klares Ordnungssystem, das eine eindeutige Zuordnung und eine zielgerichtete Suche ermöglicht.
Elektronische Aktenführung wird zum Standard
Mit der Teilrevision des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) wird die elektronische Aktenführung weiter gestärkt. Ab Anfang 2027 gelten neue Anforderungen, unter anderem hinsichtlich elektronischer Kommunikation und Signaturen. Bis Ende 2028 müssen öffentliche Organe ihre Akten grundsätzlich elektronisch führen.
Damit wird deutlich: Die elektronische Form ist nicht nur eine Option, sondern künftig der Standard – mit wenigen Ausnahmen, etwa bei Dokumenten mit Originalunterschriften auf Papier oder bei nicht digitalisierbaren Unterlagen.
Was macht eine rechtskonforme Aktenführung aus?
Unabhängig davon, ob Unterlagen digital oder auf Papier geführt werden, müssen zentrale Anforderungen erfüllt sein. Dazu gehören:
- Authentizität: Dokumente sind eindeutig einer Urheberin oder einem Urheber zuzuordnen.
- Integrität: Inhalte bleiben unverändert oder Veränderungen sind nachvollziehbar.
- Zuverlässigkeit: Geschäftsvorgänge werden vollständig und korrekt dokumentiert.
- Benutzbarkeit: Informationen sind auffindbar und verständlich
Diese Anforderungen bilden die Grundlage für eine rechtskonforme Verwaltung und gewinnen im digitalen Kontext zusätzlich an Bedeutung.
Organisation vor Technik
Ein zentrales Fazit des Inputs: Die Einführung eines elektronischen Geschäftsverwaltungssystems (GEVER), das die elektronische Aktenführung ermöglicht, ist in erster Linie ein Organisationsprojekt – nicht ein IT Projekt.
Das bedeutet konkret:
- Prozesse und Verantwortlichkeiten müssen geklärt und dokumentiert werden.
- Ein Aktenplan als Ordnungssystem ist unerlässlich.
- Mitarbeitende müssen geschult und in Veränderungen einbezogen werden.
- Richtlinien und Controlling sichern die Qualität der Umsetzung.
Erfolgsentscheidend sind zudem eine klare Projektorganisation, genügend Ressourcen sowie ein aktives Change Management.
Der Lebenszyklus von Unterlagen
Die elektronische Aktenführung ist Teil eines umfassenden Lebenszyklus von Informationen:
- Laufende Ablage: Bearbeitung von aktuellen Geschäften
- Ruhende Ablage: Aufbewahrung von abgeschlossenen Dossiers
- Archivierung: Bewertung und langfristige Sicherung archivwürdiger Unterlagen
Auch im digitalen Raum bleiben diese Phasen bestehen – sie werden jedoch durch technische und organisatorische Anforderungen ergänzt, etwa hinsichtlich Unveränderbarkeit, Metadaten und Archivschnittstellen.
Papier bleibt – aber gezielt
Trotz Digitalisierung wird Papier nicht vollständig verschwinden. In bestimmten Fällen bleibt es notwendig, etwa bei Dokumenten mit rechtlich relevanter Originalunterschrift auf Papier (Handunterschrift). Gleichzeitig zeigt sich: Mit der Nutzung qualifizierter elektronischer Signaturen kann in vielen Fällen vollständig digital gearbeitet werden.
Ausblick
Die elektronische Aktenführung ist ein zentraler Baustein der digitalen Transformation in der Schule. Sie betrifft nicht nur Verwaltung und Behörden, sondern wirkt sich direkt auf Zusammenarbeit, Transparenz und Effizienz im Schulalltag aus.
Die Fachstelle Bildung und ICT wird die Inhalte des FN Zmittags weiter vertiefen und im Austausch mit den Schulen konkrete Hilfestellungen erarbeiten – insbesondere mit Blick auf Organisation, Schulung und praxisnahe Umsetzung.
