Mit dem Ende der Legislatur 2022-2026 werden im Kanton Zürich per Ende Juni 2026 etliche Mitglieder aus den kommunalen Behörden austreten. Mit dem Weggang dieser Personen soll auch der Umgang mit Informationen und dem Datenschutz thematisiert werden. Die Fachstelle für Bildung und ICT hat in diesem Zusammenhang eine Hilfestellung in Zusammenarbeit mit dem Rechtsdienst des VSA und dem VZS entwickelt.
Die unten verlinkte Datei kann den Informationssicherheitsverantwortlichen (ISV) der Schulen dienen, die Übergabe und Löschung relevanter Unterlagen bei den austretenden Behördenmitgliedern anzustossen. Die Erklärung hilft auch den austretenden Personen selbst, rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Sie dient als Selbstverpflichtung, eine technische Kontrolle ist in der Regel nicht möglich.
Übergabe relevanter Dokumente
Damit das Know-how bei der Schule bleibt, sollen Dokumente und Unterlagen an die Schulverwaltung übergeben werden. Diese ist für die Aufbewahrung und Archivierung zuständig und kann so auch die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Eine Übergabe an die nachfolgende Person ist grundsätzlich nicht möglich, da die Konstituierung erst nach Abschluss der Legislatur erfolgt. Somit dient die Verwaltung als «Zwischenspeicher» für die Dokumente.
Löschung schulischer Daten von privaten Geräten
In vielen Fällen arbeitet die Behörde mit privaten Geräten, die nicht von der Schule verwaltet werden. In diesem Fall verpflichtet sich das austretende Mitglied, die schulischen Daten von diesen Geräten zu entfernen. Mit dem Ende der Behördentätigkeit erlischt auch die Notwendigkeit, Zugriff auf schulische Dokumente zu behalten. Folglich sind diese zu löschen.
Umgang mit der Erklärung
Die vorliegende Erklärung kann als Grundlage für den Austrittsprozess dienen. Alle Inhalte können und sollen an die lokalen Gegebenheit angepasst werden. Falls beispielsweise keine automatische Antwort eingerichtet wird, kann dieser Satz gelöscht werden.
Die Erklärung kann durch den/die ISV oder falls diese Rolle noch nicht vorhanden ist, durch die Schulverwaltung ausgelöst werden. Es macht Sinn, dies den Behörden rechtzeitig vorzulegen und wenn nötig im Detail zu erklären, sodass die Übergabe und Löschung in die Wege geleitet werden kann.
Die Nutzung eines solchen Dokumentes ist nicht verbindlich, wird aber empfohlen.
Die Verwendung dieser Erklärung für Lehrpersonen ist grundsätzlich auch möglich. Dazu müssten am Dokument die entsprechenden Anpassungen vorgenommen werden.
