Am 30. Oktober 2023 hat der Zürcher Kantonsrat eine Änderung des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) beschlossen. Diese Änderung ermöglicht beziehungsweise erfordert es, Verfahrenshandlungen in Zukunft nicht nur in Papierform, sondern auch elektronisch vorzunehmen. Die Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen (VeVV) präzisiert die entsprechenden Bestimmungen. Diese Änderungen treten am 01. Januar 2026 in Kraft und betreffen unter anderem Schulbehörden, Schulverwaltungen und Schulleitungen.
Die Fachstelle Bildung und ICT nahm diese Gesetzesänderung zum Anlass, um zusammen mit dem Verband der Zürcher Schulpräsidien und dem Fachnetzwerk PICTS über die wichtigsten Änderungen zu informieren. Simone Büchi führte durch die Veranstaltung und ordnete in einem ersten Schritt die neuen Grundlagen im Kontext des digitalen Wandels ein. Anschliessend ging lic. iur. Nalan Seifeddini (VZS/Geschäftsleitung ADIUVAT) auf die konkreten Änderungen des VRG ein. Dabei nahm sie im ersten Teil ihrer Ausführungen die verschiedenen Begrifflichkeiten auf und definierte diese als gemeinsame Grundlage.
Formelles Verwaltungshandeln: Was ändert sich?
Für Schulen ist zentral, zwischen informellem und formellem Verwaltungshandeln zu unterscheiden. Während informelle Kommunikation, wie etwa einfache Auskunftsanfragen per Email, bereits heute elektronisch möglich ist, war das formelle Verwaltungshandeln bis zu dieser Änderung an die Papierform gebunden. Dazu zählen unter anderem rechtsrelevante Eingaben wie Rekurse oder die Zustellung von behördlichen Entscheiden.
Die Teilrevision des VRG macht nun auch das formelle Verwaltungshandeln rechtsverbindlich in digitaler Form möglich. Dabei wird insbesondere darauf geachtet, dass die digitalen Prozesse medienbruchfrei und durchgängig sind. Für Schulen im Kanton Zürich bedeutet dies: Alle Interaktionen (informelle und formelle) zwischen Eltern/Erziehungsberechtigten, Schulverwaltungen (inkl. Schulleitungen und Leitung Bildung) sowie Behörden können künftig unter bestimmten Bedingungen digital abgewickelt werden. Für formelle Verfahrenshandlungen besteht sogar eine partielle Verpflichtung zur elektronischen Abwicklung.
Was bedeutet das konkret für Schulen?
Die Umsetzung betrifft verschiedene Verfahrensstufen wie Einsprache- und Rekursverfahren, verfahrensleitende Verfügungen sowie Anordnungen und Rechtsmittelentscheide. Schulen müssen sicherstellen, dass sie über einen massgeblichen Kanal erreichbar sind. Ein massgeblicher Kanal hat gemäss VeVV folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
- Die Übermittlungen sind vor unrechtmässiger Kenntnisnahme geschützt.
- Die Informationen werden unverändert übermittelt.
- Die Zeitpunkte der Abgabe von Eingaben und des erstmaligen Abrufs von Anordnungen werden eindeutig festgestellt und quittiert.
Schulen können als massgeblichen Kanal auch auf eine vom Bund anerkannte Zustellplattform zurückgreifen.
Weiter sind bei bestimmten Eingaben und Anordnungen elektronische Signaturen (QES) oder elektronische Siegel erforderlich. Unter diesem Link findet man weitere Erläuterungen dazu.
Wie weiter?
Der VZS und die Fachstelle Bildung und ICT sind derzeit daran, eine Auslegeordnung mit Prozessen an Schulen zu erstellen, die unter das revidierte VRG fallen. Ziel ist es, diese Auslegeordnung den Schulen Ende September 2025 als Hilfestellung zur Verfügung zu stellen, sodass sie diese mit ihren Prozessen abgleichen können. Dies wird entweder via Blog, via FN-Zmittag, via Publikation im ICT-Coach oder aus einer Kombination der drei genannten Punkte erfolgen.
Anhänge:
- Präsentation FN-Zmittag vom 16. Juni 2025
- FAQs Verband Zürcher Schulpräsidien
